Libros Sociales

1. ¿Todas las empresas deben llevar libros societarios? Y , ¿son los mismos para todas, emprendimientos, microempresas, grande empresas?

Una historia bien contada, siempre será una mejor historia. La historia de una compañía se cuenta a través de sus actas de junta, comunicaciones, actos jurídicos, transferencias, entre otros, todos ellos, contenidos en los libros sociales. De manera general, toda compañía contará con los siguientes libros: Libro de acciones y accionistas o participaciones y socios, Libro de actas de juntas generales y directorios, Libro de expedientes y Libro talonario.  

Los libros sociales son fundamentales para la administración y operación de una compañía, podemos evidenciar esto, por ejemplo, cuando la Ley de Compañías indica que se considerará como dueño de las acciones a quien aparezca como tal en el Libro de Acciones y Accionistas. Es decir, si en este Libro no se ha registrado de forma correcta a los nuevos socios o accionistas, estos no podrán ser considerados como tal por la compañía, hasta que sean debidamente registrados. 

2. Como consultor, ¿Cuáles son sus recomendaciones o buenas prácticas esenciales para llevar una gestión efectiva y ordenada de los libros societarios? 

La gestión, cuidado y responsabilidad de los libros sociales es obligación especial de los administradores de las compañías, son ellos quienes asegurarán que estos se encuentren debidamente actualizados y completos. 

Un elemento esencial en la gestión efectiva de los libros sociales es el orden que estos tengan, así como la garantía de su integralidad. 

3. ¿Cómo implementar la digitalización en el manejo de los libros societarios para mayor orden y efectividad?

Las restricciones de movilidad y reunión del último año han representado un reto para las compañías en el manejo de sus negocios y actividades administrativas. Las herramientas tecnológicas han sido vitales para asegurar la continuidad de su operación y cumplimiento de sus obligaciones, sin la necesidad de una presencia física. 

Actualmente, ante la realidad digital en que se desenvuelven las compañías, donde el papel impreso es una excepción, la Ley de Modernización de Compañías recoge ciertas disposiciones interesantes para que la información y los datos estén disponibles en tiempo real. Así, tenemos la posibilidad de que las compañías puedan llevar sus libros sociales y su contabilidad de manera electrónica, siempre que se garantice que serán llevados y conservados de forma ordenada, inalterable, segura e íntegra. Esta reforma abre un mundo de posibilidades, donde tenemos administradores revisando los asientos contables de la compañía desde cualquier parte del mundo o inversionistas extranjeros haciendo negocios sin la necesidad de trasladarse o nombrar un representante en Ecuador.

Otra reforma muy interesante que recogió la Ley, y que es pionera en Latinoamérica, es la posibilidad que las acciones de las sociedades anónimas (S.A.) y las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S) estén representadas por certificados tokenizados, entendidos como la representación de las acciones en un formato electrónico, que esté organizada en una cadena de bloques o cualquier otra red de distribución de datos o tecnología de registro y archivo de información virtual, que sea segura y verificable.  Las acciones tokenizadas son de fácil transferencia y seguramente impactarán positivamente en la atracción de inversiones dentro de un mundo al que no le importa dónde te encuentres físicamente, mientras estés conectado. 

4. ¿Cuáles son los principales beneficios e impactos de tener libros societarios bien gestionados?

El buen manejo de los libros sociales es una obligación legal y por lo tanto mandatorio para todas las compañías que se encuentren bajo la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros.  

La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros tiene la potestad de controlar la correcta gestión de los libros sociales y por lo tanto emitir observaciones, recomendaciones y sanciones en caso de encontrar fallas en su manejo.

Por otro lado, una adecuada gestión de los libros sociales respalda las decisiones de la compañía y por lo tanto la gestión de sus administradores.